İşe Alımda Entegrasyon Sürecinin En Önemli Adımı: Onboarding
Onboarding Nedir?
“İşe başlatma” ya da “işe alıştırma” olarak da ifade edilen onboarding; çalışanların işe başladıkları şirkete, departmana, iş arkadaşlarına ve iş süreçlerine adapte olmasını kolaylaştırmak ve hızlandırmak üzere tasarlanan bir süreçtir. Bu süreçte ideal verimliliğe mümkün olan en kısa sürede ulaşılması hedeflenir.
Şirketlerin onboarding uygulamasındaki motivasyonu; kuruma bağlılığı artırmak, çalışanın motivasyonunu yüksek tutmak ve bunu hızlı biçimde satış başarısına dönüştürmektir. Onboarding sürecinde çalışan da yeni adım attığı kurumu ve topluluğu gözlemleme şansı bulur. Hissettiği rahatsızlığa ya da konfora göre şirketten ayrılma ya da işe devam etme kararı alabilir.
Oryantasyon ve Onboarding Süreci Arasındaki Farklar Nelerdir?
Onboarding kavramı sıklıkla oryantasyon ile karıştırılır. Kelime anlamı “uyumlanma” olan oryantasyon, kurumsal şirketlerin işe yeni başlayan çalışanlar için tercih ettiği insan kaynakları uygulamaları arasında yer alır.
Her ikisi de işe başlama döneminde sistematik bir karşılamayı hedefleyen oryantasyon ve onboarding süreçleri arasında belirgin farklar bulunur:
- Oryantasyon süreci, şirkete yeni başlayan her çalışana aynı şekilde uygulanabilir; onboarding ise kişiye özel tasarlanır.
- Oryantasyon bir hafta gibi kısa bir süre ile sınırlandırılabilir, onboarding süreci 3 aydan 12 aya kadar uzayabilir.
- Oryantasyon sırasında yeni çalışan, iş arkadaşları ile tanışırken onboarding sürecinde toplantılara aktif katılım sağlar.
- Şirketin misyonu ve vizyonu gibi tanıtıma yönelik eğitimlerin oryantasyon ile tamamlanması beklenir. Onboarding sürecinde çalışan kısa vadeli proje ve görevleri üstlenebilir.
Onboarding Süreci Neden Önemlidir?
Onboarding sürecine önem veren şirketler, sistematik ve sıcak bir karşılama ile çalışanın işe alışmasını kolaylaştırarak geleceğe yatırım yapar. Kendini güvende ve yetkin hisseden çalışanlardan oluşan bir çalışan kadrosu; ileride kârlılık, verimlilik ve performanstan yana yüzleri güldürecektir. İlk günlerde dahi organizasyon yapısını kolayca çözebilen ve büyük resmin içindeki yerlerini net olarak görebilen çalışanlar, şirketlerine uzun vadede daha çok fayda sağlar.
Bir çalışan ne kadar yetenekli olursa olsun, şirkete uyum sağlayamadığı sürece başarılı olamaz ve aidiyet duygusu geliştiremez. Bağlılığın olmadığı bir ortamdaysa iş değiştirme oranları artar ve çalışana yapılan yatırımlar boşa gider. Bir işletmenin kaynak havuzunun yetersiz kalmaması için ilk günden çalışanlarına motivasyon aşılaması gerekir. Bu da onboarding süreci ile mümkün olur.
Onboarding Süreci Basamakları Nelerdir?
Kapsamlı bir onboarding süreci çalışanın iş yerindeki ilk gününden önce başlar. Onboarding süresinin üç ay olarak ifade edildiği çok sayıda kaynak bulunsa da bu süreyi belirleyen katı kurallar yoktur. İşin ve pozisyonun niteliğine göre bu süreç bir yıla kadar uzayabilir.
Onboarding döneminde görev ve sorumluluklara göre kişisel bir deneyim sunmak esastır. Bu nedenle insan kaynakları profesyonellerinin bölüm yöneticileri ile ortak çalışmaları gerekir. Düzenlenen eğitimlerin ve iş yapış prosedürlerinin eksiksiz biçimde kayıt altına alınması sonraki işe alımlarda süreci kolaylaştırır.
Onboarding süreci aşağıdaki basamakları içerebilir:
- Henüz ofise gelmeden yeni çalışanla ilk iş gününe dair bilgilendirici bir e-posta paylaşılabilir.
- Sıkça sorulan soruların yanıtlandığı bir çalışan el kitabı sunulabilir.
- Çalışanın çalışma ortamı organize edilir ve ihtiyaçları temin edilir.
- Diğer personel ile iletişim ve koordinasyon sağlanır.
- Buddy ya da mentör olarak anılan bir iş arkadaşının çalışana eşlik etmesi sağlanır.
- Şirketin misyonu, vizyonu, değerleri ve uzun vadeli hedefleri sohbet ve eğitimler aracılığıyla paylaşılır.
- Basitten zora görev atamaları yapılır.
- Genişletilmiş bir yol haritası ile tanışma, toplantı ve görevler organize edilir.
Bu basamaklardan herhangi birinin eksik kalmaması için bir kontrol listesi oluşturulabilir.
Onboarding Sürecinin Faydaları ve Avantajları Nelerdir?
Kurumsallıktan, şirket kültüründen ve takım ruhundan söz edebilmek için yeni başlayan çalışanlara etkileyici bir biçimde “Hoş geldin.” diyebilmek gerekir. Çünkü ilk aylarda işveren kadar çalışan da karşı tarafı değerlendirir ve ancak olumlu gelişmeler neticesinde şirketle bağ kurar.
Doğru uygulanan bir onboarding süreci aşağıdaki başarı faktörlerini beraberinde getirir:
- Hem çalışan hem işveren için beklentilerin ve hedeflerin net olmasını sağlar.
- Yeni çalışanın müşteriler, yöneticiler ve iş arkadaşlarıyla güçlü ilişkiler kurmasına yardımcı olur.
- Eğitim sürecini hızlandırır.
- Şirket kültürünü ve iç iletişimi olumlu yönde etkiler.
- Müşteriler nazarında şirketin itibarını artırır.
- Çalışanlar, müşteriler ve sektör için güven ortamı yaratır.
- Rollerin ve sınırların net bir tanımını oluşturur.
- Takım çalışmasına ve iş birliğine katkı sağlar.
- Şirket içi terfilere olumlu yönde yansır.
- Yeni mezunların ve başka şirketlerdeki yetenekli çalışanların şirkete olan ilgisinin artmasını sağlar.
- Çalışma ortamında stresi, çatışmayı ve gruplaşmayı azaltır.
Başarılı Bir Onboarding Süreci İçin İpuçları
Aynı pozisyon için bir yıl içinde çok sayıda işe alım yapmak hem ekibin motivasyonunu düşürür hem işe alım maliyetlerinin artmasına yol açar. Bunun yerine onboarding sürecinin başarıya ulaşması için basit ama etkili ipuçlarından faydalanmak daha pratik ve ekonomik bir çözüm olacaktır.
Başarılı bir onboarding süreci için aşağıdaki faktörlerin varlığından emin olmak gerekir:
- Yeni çalışana kolayca erişebileceği kaynaklar sunmak,
- Beklenti ve hedeflerden yana net bir dil kullanmak,
- Adım adım hedefler belirlemek,
- Görevleri kolaydan zora doğru sıralamak,
- Video, yazılı doküman ya da konferans gibi bir dizi eğitim aracını aynı anda kullanmak,
- Meslektaşlar arasında bilgi paylaşımının artması için fırsatlar sunmak.
İşe alımlarda şirket ile çalışan arasındaki uyumu çoğunlukla kurumsal eğitimler sağlar. Çalışanlarınıza mobil cihazlardan erişebilecekleri onboarding eğitimleri sunmak için yapay zekâ tabanlı LMS’mizden faydalanabilirsiniz. LMS’miz sayesinde şirkete uyum süreçleri boyunca çalışanlarınıza modüler, oyunlaştırılmış eğitimlerle eşlik edebilir ve onların gelişimlerini raporlayabilirsiniz.