Kaynak Yönetimi Nedir? Kaynak Yönetiminin Şirketlere Faydaları

Şirketler gerek insan gerek ekipman kaynağını yönetmek için zaman ve para harcar. Vakit ve maddiyat açısından maliyetleri düşürmek içinse kaynakları etkili şekilde kullanmak gerekir. Bu noktada önem kazanan kavramlardan biri kaynak yönetimidir. Peki, kaynak yönetimi nedir? Kurumsal kaynak yönetimi süreçleri nasıl olmalıdır? 

Kaynak Yönetimi Nedir?

“Kaynak yönetimi ne demek?” sorusuna yanıt verebilmek için öncelikle “kaynak” kavramının anlamına bakmak gerekir. Kaynak, bir işletmenin herhangi bir projeyi yürütebilmek için ihtiyaç duyduğu her şeydir. Kaynak yönetimi ise genel anlamda şirketin hedeflerine ulaşması için gereken kaynaklara erişim ve bu kaynakların kullanım süreçlerinin yönetilmesidir.

Kaynak yönetimi örnekleri ile ilerlemek kavramın daha anlaşılır olmasını sağlayabilir. Şirketiniz için bir promosyon etkinliği planladığınızı varsayalım. Etkinlik sırasında ihtiyaç duyacağınız personel, promosyon malzemeleri, katılımcıları davet etmek için hazırlayacağınız sosyal medya gönderileri, etkinlik sırasında dağıtacağınız ikramlar gibi tüm gereksinimler kaynaktır. Kaynak yönetimi ise tüm bu sürecin hem bütçe hem hedefe uygunluk açısından en verimli şekilde yürütülmesini sağlar.

Kaynak Yöneticisi Kimdir?

Bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için gerekli olan araç, ekipman, personel ve diğer kaynaklara en uygun koşullarda erişim sağlayan ve bunların en iyi şekilde kullanılması için tüm süreci yöneten kişiye kaynak yöneticisi denir.

Proje yöneticileri ile iş birliği içinde çalışan kaynak yöneticileri, işletmedeki her birimin gereksinim duyduğu kaynaklara erişebildiğinden emin olur. Bunun dışında işletme yeni bir proje aldığında kaynak kapasitesinin yeterliliğini değerlendirmek ve bütçe planlarını oluşturmak da kaynak yöneticisinin işidir.

Kaynak Yönetimi Neden Önemlidir?

Bir işletmenin sürdürülebilirliği açısından en önemli kriterlerden biri kârlılıktır. Kârlılık, satış grafiğiniz ve kâr oranlarınızla olduğu kadar elinizdeki kaynakları ne kadar etkili kullanabildiğinizle de alakalıdır. Ancak iş hayatı söz konusu olduğunda gerek zaman gerek maliyet açısından yapacağınız fazladan harcamalar işletmenizin kârlılığına zarar verebilir. Dolayısıyla bir proje öncesinde ilgili projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için tam olarak nelere ihtiyacınız olduğunu bilmeniz gerekir.

Kaynak Yönetiminin Şirketlere Faydaları Nelerdir?

İşletmenizin geleceğe daha sağlam adımlarla ilerlemesini kolaylaştıran kaynak yönetiminin faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Gerekli kaynakları uygun fiyatlarla ve hızla elde ederek proje maliyetlerini minimize edebilir, kazancınızı artırabilirsiniz.
• Kaynak yönetimi iş gücü kullanımını öngörebilmenize imkân verir. Böylece daha doğru bir iş planı oluşturabilirsiniz.
• Kaynak eksiği varsa bunu proje öncesinde tespit ederek yeni kaynaklara ulaşabilirsiniz.
• Beklenmedik durumlar karşısında daha hızlı aksiyon alabilirsiniz.
• İnsan kaynağı da kaynak yönetiminin önemli bir parçasıdır. Çalışanlarınızın beceri setlerini ve performanslarını düzenli şekilde takip ederek gelişimlerini destekleyebilir, işletmenize daha fazla değer katmalarını sağlayabilirsiniz.

Doğru Kaynak Yönetimi Nasıl Yapılır?

Kaynak yönetimi, projeden projeye farklılık gösterebilse de temel olarak şu adımlardan oluşur:

Kaynak Tahsisi: İlk aşamada proje için kullanılacak tüm kaynakların tahsis edileceği işler belirlenir. Ayrıca şirketteki kaynakların değerlendirilmesinin ardından varsa eksikler tespit edilir ve giderilir. Proje yöneticisi ile iş birliği içerisinde proje bütçesi hazırlanır.

Planlama: Projeye başlanmadan önce iş akışının baştan sona planlanması gerekir. Daha sonra kaynakların verimli kullanılıp kullanılmadığını ölçebilmek için hedefler belirlenir. Böylece proje yürütülürken yaşanabilecek sorunlar öngörülebilir.

Kullanım: Gerekli kaynakların tahsisinin ardından en verimli şekilde kullanılmaları gerekir. Bu süreçte kaynak yöneticisi performans takibi yapar ve sorunları tespit ederek verimliliği arttıracak değişiklikleri gerçekleştirir.

Raporlama: Kaynak yöneticisi; projede görev alan tüm yöneticiler için proje sürecinde yaşanan sorunlar, alınan kararlar ve projenin işleyişi gibi konularda raporlar hazırlar. Bu şekilde diğer sorumlular da kendi departmanlarıyla ilgili gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Kontrol: Proje teslim edilmeden önce gerekli kontroller yapılır. Böylece hem mevcut projedeki eksikleri gidermek hem gelecek projelere dair dikkat edilmesi gereken konular hakkında fikir edinmek mümkün olur.

Tüm bu adımları başarılı bir şekilde yönetebilmek için kaynak yöneticilerinin proje hedeflerine hâkim olması ve işletmenin kaynak erişimine dair geniş bir bakış açısına sahip olması gerekir.

Kaynak Yönetimi Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Prosedürler Nelerdir?

Kaynak yönetimi sürecinde karşılaşılabilecek pek çok zorluk vardır. Bu nedenle sürecin her aşamasında dikkatli olmak gerekir. Yaşanabilecek en büyük sorunlardan biri kaynak kapasitesiyle ilgilidir. Çoğu zaman işletmeler; bir proje için yetersiz personele, ekipmana veya teknolojiye sahip olduğunu öngörmekte zorlanır. Bu nedenle bir kaynak yöneticisinin başlıca dikkat etmesi gereken konu, şirket içi kaynakların yeterliliğidir.

Kaynak yöneticisinin süreç içerisinde kaynak yönetimi amaçları ile paralel bir şekilde verimliliği ölçebilmek için verilere ihtiyacı vardır. Ancak otomasyon eksikliği bu verilerin sistematik şekilde elde edilememesine neden olabilir. Bu nedenle dikkat edilmesi gereken kaynak yönetimi prosedürlerinden biri de otomasyon ve kaynak yönetimi araçlarının yeterliliğini sağlamaktır.

Kaynakların etkili şekilde yönetilmesinden sadece yönetici değil, tüm çalışanlar sorumludur. Daha etkili bir kaynak yönetimi için çalışanlarınızın eğitim almasını sağlayarak işletmenizin verimliliğini arttırabilirsiniz. Bunun için LMS platformumuzdan yararlanarak çalışanlarınızın kaynak yönetimi becerilerini geliştirmelerini destekleyebilirsiniz.