Geri Bildirim Nedir? Neden Önemlidir? Özellikleri Nelerdir?

İş hayatında başarılı olabilmek için her alanda güçlü insan ilişkileri kurmak gerekir. Bir çalışanın kendi ekibiyle olan iletişimi dışında diğer ekipler, üst yönetim ve müşterilerle güçlü ilişkiler kurması hem kendisine hem şirketine fayda sağlar. Söylenmesi gerekenleri doğru zamanda söyleyebilmek, şikâyetin ya da övgünün ötesinde açık, şeffaf ve ölçülü bir iletişim modeli kurmaksa ancak geri bildirim sistemini şirketin kalbine yerleştirmekle mümkün olur. Yöneticinin ve çalışanın düzenli olarak geri bildirim alması; güvenin, performansın ve bağlılığın üst düzeyde olduğu bir iş ortamı yaratır.

Geri Bildirim Nedir?

Geri bildirim, bireye içinde bulunduğu durum ya da eylemlerle ilgili olarak sistematik olarak iletilen bilgi ve yorumlardır. Anlık eleştirilerden ya da tebriklerden farklı olarak düzenli bir bilgi akışını ifade eder. Geri bildirim veren kişi, olumlu ya da olumsuz yöndeki görüşlerini paylaşmak isteyebilir. Bu görüşler sunulurken yapıcı bir tutumun benimsenmesi ve davranış odaklı olunması esastır. 

“Geri bildirim ne demek?” sorusuna organizasyonların bu yeni düzene ilk kez geçtiği dönemlerde sıkça rastlanır. Çalışan bağlılığını, şirket içi iletişimi ve güveni geliştirmek isteyen işletmeler; altı aylık ya da yıllık periyotlar hâlinde çalışanların ve yöneticilerin birbirlerine geri bildirim sağlamasını organize edebilir. Spesifik olayların neticesinde de geri bildirim verme ihtiyacı duyulabilir.

Yapıcı ve açık geri bildirim, grupların ya da bireylerin çeşitli davranışlardan ve durumlardan nasıl etkilendiklerini ifade etmelerine fırsat verir. Bu fırsat, hatalardan ders çıkarmakta ve davranışları gerekli şekilde değiştirmekte kullanılırsa şirket içinde memnuniyet üst düzeye ulaşacaktır.

Geri Bildirim Türleri Nelerdir?

Şirkette gerçek bir etkiye sahip olduklarını hissettirmek için çalışanlara geri bildirim vermek gerekir. Geri bildirim olumlu ya da olumsuz, resmî ya da gayriresmî olabilir. Doğru şekilde verilirse çalışanlara kendilerini geliştirmeleri için fırsat sunmak mümkün olur.

En etkili geri bildirim türü şirketin dinamiklerine göre belirlenmelidir. Kurumsal şirketlerin en sık kullandığı geri bildirim türleri aşağıdaki gibidir:

• 360 Derece Geri Bildirim: Kişi hakkında önceden belirlenmiş soruların tüm ekip üyeleri ve liderler tarafından yanıtlanmasına olanak veren sistem, 360 derece geri bildirim sistemi olarak adlandırılır. Kişinin tüm iş çevresinin yanıtlara dâhil olabildiği bu sistemde ankete yazılı yorumlarını bırakmaları da mümkün olur. 
• Koçluk: Koçluk metodunda lider ya da yönetici, ekip üyelerini kendilerine geri bildirim vermeye teşvik eder. Bu model çalışan ile koç arasında maksimum iş birliği ve empati sağlar.
• Değerlendirme: Bu geri bildirim türünde yöneticiler ve ekipler süreci ortak bir biçimde puanlar. Sayısal veriler aracılığıyla süreçleri objektif şekilde gözden geçirmek mümkün olur.
• Yapıcı Eleştiri: Yapıcı eleştiride hem olumlu hem olumsuz geri dönüşler yapılır. Somut örnekler sunarak, yardım ve destek teklif ederek yapıcı eleştiride bulunmak; özel bir zaman dilimi gerektirmez. Niyetini ortaya koyarak samimi bir biçimde geri bildirim veren çalışan ya da yönetici, geri bildirimin meyvelerini en kısa sürede toplayabilir.

Geri Bildirim Neden Önemlidir?

İş hayatında geri bildirim, yanlış anlaşılmaların ve iletişim kazalarının etkili bir çözümü olarak değerlendirilebilir. Bu noktada uyarıları çalışana geç olmadan, heyecana kapılıp yükselmeden iletmek büyük önem taşır. Aynı şekilde çalışanların da amirlerine belirli sınırlar dâhilinde geri bildirim verebilmeleri gerekir.

Geri bildirim kurumsal hayatta etkili biçimde uygulandığında aşağıdaki faydaları sağlar:

• Kişiler arası ilişkileri geliştirir.
• Kişilerin birbirini daha iyi anlamasını ve empati yapabilmesini kolaylaştırır.
• Yapılan işi daha kaliteli hâle getirir.
• Hatalardan ders çıkarma fırsatı yaratır.
• Çalışanların önem ve öncelik sırası belirlemesine yardımcı olur.
• İlerleme yolunda kişiyi motive eder.
• Kişisel gelişim açısından çalışanlara avantaj sağlar.
• Pozisyonlar arasında tecrübe paylaşımını artırır.
• Çalışanların performansını ve bağlılığını olumlu yönde etkiler.

Etkili Geri Bildirimin Özellikleri Nelerdir?

Geri bildirim çeşitleri, süreleri ve değerlendirme süreçleri kurumdan kuruma değişiklik gösterebilir. Belirli unsurlarınsa her durumda dikkate alınması gerekir. Geri bildirim ancak bu unsurların varlığı dâhilinde çift taraflı bir iyileştirme aracı hâline gelir.

Etkili geri bildirimin özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Doğru Zamanda Yapılır: Geri bildirimin hedefe ulaşabilmesi için doğru zamanda yapılması gerekir. Ekip içinde rahatsızlık yaratan bir davranış söz konusu olduğunda olayın üzerinden çok geçmeden iyileştirme yönünde adım atılması yerinde olur.
• Sözlü Olarak İletilir: Yazılı iletişimin yarattığı resmiyet sözlü iletişimde bulunmaz. Bu nedenle tarafların birbirini daha iyi anlaması mümkün olur. Sözlü olarak geri bildirim veren çalışan ya da yönetici, söylediklerini jest ve mimikleri ile destekleyebilir.
• Yapıcıdır: Yıkıcı eleştiri ya da hakaretler geri bildirim olarak kabul edilmez. Geri bildirimlerin yalnızca iyileştirilmesi mümkün olay ve durumlar üzerine yapıcı bir dille paylaşılması gerekir.
• Spesifiktir: Problemin ne olduğunu açık bir biçimde ifade etmeden etkili bir geri bildirim vermek mümkün olmaz. Sorun teşkil eden tüm konuları biriktirip bir anda geri bildirim vermeye çalışmak sürecin etkinliğini azaltacaktır.
• Ayrıntılıdır: Ayrıntılar, geri bildirimlerin spesifik olma amacına hizmet eder. Geri bildirim sürecinin devamı için de arzu edilen aksiyon ve planların olabildiğince ayrıntılı ve net bir biçimde aktarılması önem taşır.

Yapıcı Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Geri bildirim, çalışan davranışlarındaki pozitif ya da negatif bir noktaya dikkat çekmek için kullanılabilir. Her iki durumda da geri bildirimin içeriği kadar bu içeriği iletme şekli de önem taşır. Geri bildirim süreçleri özellikle kriz anlarında zorlayıcı olabilir. Yanlış üslupla yanlış zamanda ya da yerde yürütülürse taraflardan birinin savunma psikolojisine bürünmesi kaçınılmaz olur. Bu durum olayın kişisel algılanmasına ve söylenenlerin önemini yitirmesine yol açar. 

Geri bildirim verme becerileri geliştikçe karşı tarafa samimi bir biçimde yaklaşmak ve niyetleri doğru biçimde ortaya koymak kolaylaşır. Yapıcı geri bildirimse çalışanlarda kalıcı davranış değişikliği yaratmanın tek yolu olarak gösterilebilir.

Geri bildirim sözlü olarak iletildiğinde çok daha etkili olur. Yine de konuşmayı gereksiz ayrıntılardan arındırmak ve yön kaybına uğramamak için öncesinde yazılı bir çalışma yapılabilir. “Geri bildirim nasıl yazılır?” sorusunun yanıtı; “olabildiğince yalın, spesifik ve şeffaf” biçiminde olmalıdır.

Geri bildirim sürecinde yapıcı davranmak için aşağıdaki yol haritası izlenebilir:

• Geri bildirim vermeden önce karşılıklı duygu durumunu kontrol etmek,
• Öfkeliyken ya da üzgünken geri bildirim vermekten kaçınmak,
• Geri bildirim için özel bir görüşme ayarlamak,
• Topluluk içinde geri bildirimde bulunmaktan kaçınmak,
• Kelime seçiminde dikkatli ve saygılı olmak,
• Kişi değil, davranış odaklı olmak,
• Konuşmayı önemsiz detaylardan arındırmak, açık olmak,
• Karşı tarafın yanıt vermesine müsaade etmek,
• Sorun tartışıldıktan sonra ortak bir eylem planı yapmak,
• Eylem planını gözden geçirmek ve süreci takip etmek için yeni bir tarih belirlemek.

İş Hayatında Etkili Geri Bildirim Örnekleri

Profesyonel iş hayatında müşteri deneyimi, satış hedefleri, problem çözme yetenekleri ya da iş birliği gibi birçok konu geri bildirime konu olabilir. Sonuç olumsuz da olsa çalışanın süreçteki çabalarını görmek ve bunu vurgulamak geri bildirimin etkisini artırır. 

Geri bildirimleri daha etkili kılmak için bazı ipuçlarından yararlanmak mümkün. Örneğin aynı konuya farklı kelime kalıplarıyla yaklaşmak, olumsuz geri bildirimi daha güçlü ve etkin hâle getirebilir:

• Zaman Yönetimi: Teslim tarihinin kaçırılması ya da önemli bir toplantıya geç kalınması gibi durumlarda “Zaman yönetimi konusunda sorun yaşadığınızı gördüm. Destek için benden istediğiniz bir şey var mı?”,
• İş-Yaşam Dengesi: Geç saatlerde ekip üyelerine mail atılması ya da hafta sonu mesailerinin artması gibi bir durumda “İş-yaşam dengeniz için endişeliyim. İş yükünüzü detaylı olarak paylaşabilir misiniz?”,
• Satış Hedefleri: Satış hedeflerinin tutmaması durumunda “Hedefiniz için çabaladığınızı görüyorum. Size nasıl yardımcı olabilirim?”,
• İletişim: Ekip arkadaşları arasında yaşanan problemlerde “Arkadaşınızla problem yaşadığınızı gözlemledim. Çözüm yolları hakkında konuşabilir miyiz?”,
• Problem çözme: İş akışında meydana gelen aksaklıklar üzerine “Sorumluluklarınızı yerine getirirken zorlandığınızı gördüm. Eğitim ve destek alternatiflerine birlikte bakabilir miyiz?”

şeklinde geri bildirim vermek, doğrudan suçlayıcı ifadelere göre çok daha etkili olabilir. 

Olumlu geri bildirim verirkense teşekkür etmek, çalışanın başarısının şirket başarısında kritik öneme sahip olduğunu belirtmek, takım ruhu ya da liderlik becerileri gibi yetenekleri öne çıkarmak etkili olabilir:

• Liderlik: “Ekip arkadaşlarınızın projedeki rolleri konusunda öz güvenli hissetmelerine yardımcı oldunuz. Şirkete uzun vadeli katkıları olan bu projedeki liderliğiniz için teşekkür ederim.”,
• Çaba: “Geçtiğimiz haftaki sıkı çalışmanız için teşekkürler. Fazladan yol katederek hedefimize ulaştık.”,
• İş Birliği: “Toplantı sırasında diğer ekiplerle olan bilgi paylaşımınız için sizi tebrik ederim. Sayenizde projede büyük ilerleme kaydettik.”

gibi ifadeler; çalışanın motivasyonu, bağlılığı ve performansı üzerinde gözle görülür etki yaratabilir.

Çalışanlarınızın davranışlarını iyileştirmek, hatalarından ders çıkarmalarına fırsat vermek ve her geçen gün gelişen bir şirket profili yaratmak isterseniz farklı pozisyonlara hitap eden geri bildirim eğitimleri organize edebilirsiniz. Eğitim materyallerini ve raporlarını çalışanlarınızla çevrim içi ortamda paylaşmak için yapay zekâ destekli LMS’mizi kullanabilirsiniz. LMS’miz üzerinden ölçme, değerlendirme ve raporlama faaliyetlerini yürüterek gelişimin sürekli olmasını sağlayabilirsiniz.