Evden Çalışmanın Verimliliği Nasıl Artırılır? Avantajları ve Dezavantajları

Birçok çalışan, daha fazla özerklik ve esneklik vadetmesi nedeniyle evden çalışmayı tercih ediyor. Şirketler ise hem maliyetlerini düşürmek hem coğrafi sınırlar olmadan yetenekli insanlarla çalışabilmek için işlerini dijital ortama taşıyor. Ancak evden çalışma ortamı, üretkenliği ve yaratıcılığı desteklese de zaman zaman verimliliğin düşmesine de neden olabiliyor. Neyse ki evden çalışma ortamının getirdiği sorunları ortadan kaldırarak verimliliği arttırmak ve başarılı sonuçlar elde etmek mümkün. Peki, evden çalışma ne demek? Evden çalışırken verimliliği artırmak için ne yapmak gerekir?

Evden Çalışma Nedir?

Evden çalışma, kısaca çalışanların işlerini yaşam alanlarında yapması olarak tanımlanabilir. Uzaktan çalışma ile sıklıkla karıştırılsa da bu iki kavram arasında bazı farklar bulunur. Çalışan, ister tam ister yarı zamanlı olsun, evden çalışmada işlerini evden gerçekleştirir. Uzaktan çalışmada ise görevini dünyanın herhangi bir yerinden yapabilir. Örneğin bir otobüste, parkta ya da kafede çalışabilir. 

Evden çalışan personel, iş yerinde çalışan personelle aynı haklara ve görev tanımlarına sahiptir. İş yeri dışında çalışmanın usul ve esasları ise evden çalışma yönetmeliğine göre belirlenir. Hem çalışan hem işveren bunlara uymak zorundadır.

Evden Çalışmanın Avantajları

Evden çalışmanın birçok avantajı vardır. Bunlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:

• Evden çalışmanın en iyi avantajları arasında işe gidiş ve geliş sürecini ortadan kaldırması vardır. Böylece zamandan ve enerjiden tasarruf sağlanır. Ayrıca trafikteki yoğunluk azalacağından çevre üzerinde de pozitif etkileri olur.
• İşverenlerin fiziksel bir ofis kurmasına ve ofis için harcama yapmasına gerek kalmaz.
• Çalışanların belli bir şehirde hatta ülkede yaşama zorunluğunu ortadan kaldırır. İşverenler için de daha geniş bir yetenek havuzu içinden seçim yapma olanağı oluşturur.
• Çalışanlara daha fazla özerklik ve daha esnek çalışma olanağı sağlayabilir.
• Çalışanların daha az devamsızlık yapmasına yardımcı olabilir.

Evden Çalışmanın Dezavantajları

Evden çalışmanın avantajlarının yanı sıra bazı dezavantajları da var:

• Evden çalışmak özellikle yalnız yaşayan bireylerin kendini daha yalnız hissetmesine ve izole olmasına yol açabilir.
• Çevrede yapılan tadilatlar ya da zilin çalması gibi unsurlar nedeniyle evden çalışanların dikkati kolayca dağılabilir.  
• Takım çalışması yapmak ve ekip ruhunu yakalamak zorlaşabilir.
• Yapılan işleri denetlemek ve değerlendirmek güç hâle gelebilir.
• İletişim kopukluğu yaşanabilir.
• Çalışanların ev faturalarında artış gözlenebilir.

Siz de evden çalışmanın avantajlarını katlamak ve dezavantajlarını olabildiğince ortadan kaldırmak istiyorsanız “Evde verimli çalışmak için neler yapmalıyız?” sorusuna yanıt arıyor olabilirsiniz. Öyleyse paylaşacağımız ipuçlarını uygulayarak evden çalışan ekibinizi çok daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Çalışanların Evden Çalışmada Verimliliğini Artıracak Yöntemler Nelerdir?

Sürekli İletişim Hâlinde Olun

Evden çalışma, bazı fırsatları beraberinde getirse de ekibinizle etkili bir iletişim kurmazsanız farklı problemle karşılaşabilirsiniz. Söyledikleriniz net bir şekilde anlaşılamayabilir, projelerinizde aksaklıklar ortaya çıkabilir. Bu nedenle personelinizle sürekli iletişim ve temas hâlinde olmalısınız.

İletişimi sürekli kılmak için Zoom toplantıları yapabilir, çalışanlarınıza dikkat dağıtacak kadar sık olmamak kaydıyla e-posta göndermeye dikkat edebilirsiniz. Slack ya da Teams gibi uygulamaları kullanarak ekibinizle hızlı bir şekilde iletişime geçebilirsiniz. Çalışanlarınızı birbirleriyle de iletişim hâlinde olmaya teşvik edebilirsiniz.

Daha etkili bir iletişim için evden çalışırken bu noktalara dikkat edebilirsiniz:

• Mesajların kısa ve açık olmasına özen gösterin.
• İletişimde aşırıya kaçmamaya ya da çok az iletişim kurmamaya dikkat edin.
• Bireysel iletişim tarzlarına göre çalışanlarınızla iletişim kurun.
• Karışıklığı önlemek için hep aynı iletişim programlarını kullanın. 
• Toplantı ve görüşmelerinizi her hafta aynı saatlerde yapın.
• Belirli zaman aralıkları belirleyerek çalışanlarınızın bu aralıklarda size kolayca ulaşmasına olanak tanıyın.

Kontrol Rutini Oluşturun 

Fiziksel bir ofis ortamından uzakta çalışan personelin konsantrasyonu azalabilir ve buna bağlı olarak verimliliği düşebilir. Onları üretken ve verimli tutmaksa sizin için zorlayıcı olabilir. Bunu aşmak için her sabah mesai saati başlangıcında minik toplantılar düzenleyebilir, bu toplantılarda günün programını belirleyebilirsiniz.

Birkaç günde bir yapabileceğiniz daha kapsamlı sanal görüşmeler organize edebilir, haftalık toplantılar ile tüm haftayı değerlendirebilir ve gelecek haftaki iş planlarınızla ilgili konuşabilirsiniz. İhtiyaç duyduğunuzda ekibinizle bire bir görüşebilirsiniz. Bu etkileşimler, işlerinizin akışını düzene sokacağı gibi ekibinizin sosyalleşmesine de yardımcı olacağından daha verimli olmalarını sağlayabilir.

Molaları Teşvik Edin

Evden çalışmanın verimliliğini artırmak istiyorsanız çalışanlarınızı yeterince mola yapmaları için teşvik etmelisiniz. Çünkü onların saatlerce bilgisayar başında oturmaları ve hiç dinlenmemeleri hem ruhsal hem fiziksel sağlıklarını bozabilir. Bu durum da üretkenliği ve yaratıcılığı olumsuz etkiler. Hatta belli bir süre işten uzak kalmalarına neden olabilir. Bunun önüne geçmek için personelinizle molalar hakkında konuşabilir, onlara net beklentilerinizi aktarabilirsiniz.

Dilerseniz mola aralıkları belirleyebilir, mola sürelerini ve sayılarını kararlaştırarak çalışanlarınıza istedikleri zaman bu molaları kullanma hakkı tanıyabilirsiniz. Mesai sonrasına görevlendirme yapmamaya ve mesai saatleri dışında işle ilgili iletişim kurmamaya özen gösterebilirsiniz.

Ekibinizi Motive Edin

Evden çalışırken verimliliği maksimum düzeye çıkarmak için ekibinizi motive etmelisiniz. Bunun için ekibinizin başarılarını sık sık kutlayabilir; onlara kısa seyahatler, hediyeler ya da küçük ödüller verebilirsiniz. Birlikte eğlenceli sanal partiler düzenleyebilirsiniz. Ayın çalışanını seçeceğiniz bir uygulama başlatabilirsiniz. Personelinize zaman zaman üzerinde çalışacağı projeleri seçme olanağı tanıyabilirsiniz. Stresli dönemlerde kullanmaları için ekstra izin günleri belirleyebilirsiniz.

Hedefleri Doğru Belirleyin

Ekibinizin evden verimli çalışmasını istiyorsanız dikkat etmeniz gereken en önemli noktalardan biri de iş hedeflerinizi belirlemek ve bunu doğru şekilde aktarmaktır. Örneğin “Müşteri memnuniyetini arttıralım.” şeklindeki bir hedef yeterince net ve açık değil. Bunun yerine hedefi “Önümüzdeki üç ayın sonuna kadar müşteri iletişimlerinden aldığımız puanı %10 arttıralım.” olarak netleştirebilirsiniz. Yani hedeflerin spesifik, ölçülebilir ve ulaşılabilir olmasına dikkat etmelisiniz.

Net hedefler sayesinde çalışanlarınız tam olarak hangi görevi nasıl yerine getirmeleri gerektiğini anladıklarında işlerine daha iyi odaklanabilir ve böylece görevlerini doğru bir şekilde yerine getirebilirler. Zamanlarını ve enerjilerini etkili şekilde kullanabilir, hedeflerine ulaşmak için kendilerine bir yol haritası belirleyebilirler. 

Teknoloji Araçlarına Yatırım Yapın

Çalışanlar evden çalışırken önemli belgelere ve dosyalara erişim ihtiyacı duyar. Onların her seferinde bu erişimi sağlamak için bir e-posta trafiği ile uğraşmaları gerekiyorsa verimlilik olumsuz yönde etkilenebilir. Bu durumun önüne geçebilmek için bir belge yönetimi sistemine yatırım yapabilirsiniz. Böylelikle her bir çalışanın ihtiyaç duyduğu anda belgelere zahmetsizce erişmesini sağlayabilirsiniz.

Bunun dışında bir grup mesajlaşması uygulaması kullanmayı teşvik edebilir, grup takvimi ya da görev yönetimi yazılımları satın alabilir, bulut tabanlı e-posta uygulamalarını tercih edebilirsiniz. Farklı video konferans teknolojilerine de yatırım yapabilirsiniz. Tüm bunlar sayesinde hem iletişimi etkili hâle getirebilir hem çalışanlarınızın daha verimli çalışmasını sağlayabilirsiniz.

Esneklik Sunun

Ekibinize evden çalışırken daha fazla esneklik tanımanız motivasyonlarını ve verimliliklerini pozitif yönde etkileyebilir. Onlara verdiğiniz işleri tamamlayacaklarına dair güven duyduğunuzu hissettirebilir. Daha özerk olmak ekibinizin daha üretken olmasını sağlayabilir. Ayrıca çalışanların stres düzeyi azalabilir ve işten izin alma oranları düşebilir.

Esnekliği sağlamak için bazı projelerde çalışanlarınıza teslim tarihi vererek istedikleri saatlerde çalışmalarına izin verebilirsiniz. Toplam mesai süresini dolduracak şekilde istedikleri saat aralıklarında çalışmalarına fırsat tanıyabilirsiniz. Molalara tercih ettikleri zaman çıkmalarına ya da izin günlerini değiştirmelerine imkân sunabilirsiniz. Tüm bunlar sayesinde yapılan işlerin niceliğinde olmasa bile niteliğinde kayda değer bir yükseliş gözlemleyebilirsiniz.

İş Dışı Etkileşimler Oluşturun

Ofiste çalışırken ekibinizin birbiriyle etkileşim kurması doğal ve kolay bir şekilde gerçekleşir. Evden çalışma ortamında ise aynı fırsatlar genellikle oluşmaz. Bunun için bilinçli bir çaba gösterilmesi gerekir.

Sosyalleşmeyi sağlamak için birçok farklı aktivite yapabilirsiniz. Örneğin sanal bir öğle yemeği ya da kahve molası düzenleyebilirsiniz. Çevrim içi yarışmalar yaparak kazananlara minik ödüller verebilirsiniz. Bir Zoom toplantısı organize ederek beraber egzersiz yapabilir, herkesin okuduğu kitapları ya da izlediği yapımlardan bahsedebileceği iş dışı bir kanal kurabilirsiniz. 

Bunların yanı sıra katılmak için müsait olan çalışanlarla yüz yüze etkinlikler de yapabilirsiniz. Birlikte bowling oynamaya ya da karaokeye gidebilirsiniz. Herkesi yılda en az bir kere bir araya toplamak için iki günlük tatil planları oluşturabilirsiniz.

Takdir Edin

Herkes çabalarının ve başarılarının farkına varılmasını ister. Evden çalışma ortamı iletişimi yüz yüze ofis ortamına nazaran daha sınırlı hâle getirir. Bu da çalışanlarınızı yeterince takdir edememenize sebep olabilir.

Çalışanlarınızın hevesini artırarak daha verimli çalışmalarını istiyorsanız gösterdikleri çabaları takdir etmeyi unutmamalısınız. Bunun için personelinize teşekkürlerinizi ileteceğiniz kısa mesajlar ya da e-postalar gönderebilirsiniz. Vakit bulduğunuzda el yazısı notlar postalayabilirsiniz. Gerçekten kayda değer başarı gösteren kişileri ortak iletişim kanallarında tüm arkadaşlarının yanında onurlandırabilirsiniz.

Ekibinizin Özel Çalışma Alanları Oluşturmasına Katkıda Bulunun

Daha önce de belirttiğimiz gibi evden çalışırken birçok dikkat dağıtıcı unsurla karşılaşmak mümkün. Bu nedenle evden çalışma verimliliğini arttırmak istiyorsanız ekibinizin dikkat dağıtıcı unsurları olabildiğince ortadan kaldırdığından emin olmalısınız.

Çalışanlarınızın iş verimliliğini artırmak için onları özel alanlar oluşturmaya teşvik edebilirsiniz. Küçük bir ofis alanına sahip olmaları için ev içi ofis ekipmanları satın alabilirsiniz. Bununla birlikte kişisel cihazlarıyla dikkatlerinin dağılmaması için çalışırken şirket cihazlarını kullanmalarını sağlayabilirsiniz. Bu sayede çok daha verimli bir çalışma sistemi kurabilirsiniz.

Duygusal Destek Sağlayın

Çalışanlarınızın verimliliğini artırmak için dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta da çalışanlara duygusal destek sağlamak. Çalışanlarınızın katılımlarını ve motivasyonlarını maksimum düzeyde tutabilmek için bunları yapabilirsiniz:

• Yazılı ve sözlü mesajlarla onları cesaretlendirin ve onlara ilham verin.
• Fikirlerine katılmasanız bile çalışanlarınızı dikkatle dinleyin.
• Geri bildirimlerinizi yapıcı bir dille aktarın.
• Personelinizle empati yapmaya özen gösterin.
• Stresli dönemlerden geçerken ekibinizi sağlıklarına dikkat etmeleri konusunda teşvik edin.
• Verdiğiniz görevleri yerine getirmeleri için onlara güvendiğinizi hissettirin ve yetki verin.

Verimli Çalışma Yöntemlerini Denemeleri İçin Teşvik Edin

Çalışanlarınızı verimli çalışma yöntemleri hakkında bilgilendirerek onların evden çalışma performanslarının artmasına yardımcı olabilirsiniz. Örneğin çalışanlarınızı pomodoro tekniğini denemeleri konusunda teşvik edebilirsiniz. Bu teknikte çalışma saatleri, genellikle yirmi beşer dakikalık çalışma süreleri ve beşer dakikalık molalardan oluşan pomodoro döngülerine ayrılır. Çalışanlarınız her bir döngüde yalnızca bir göreve konsantre olabilir. Dört pomodoro döngüsünü tamamladıktan sonra ise daha uzun bir mola vererek dinlenebilir. 

Çalışanlarınızı Eğitin

Çalışanlarınızı eğiterek onların gelişimine ve yeteneklerine katkıda bulunursunuz. Bu durum; çalışanlarınızın motivasyonlarının yükselmesine kendilerini değerli hissetmelerine, desteklendiklerini fark etmelerine ve kendilerine daha fazla güven duymalarına yardımcı olur. Ayrıca çalışan bağlılığını arttırarak onları şirketinizde tutmanızı sağlayabilir.

Daha bilgili ve yetenekli çalışanlar şirketinize de değer katar. Evden çalışma ortamında iş süreçlerinizin daha verimli olmasına destek olur, kurumunuzun hedefleri doğrultusunda ilerlemesine ve büyümesine katkı sağlar. 

Siz de çalışanlarınıza onların yeteneklerini geliştirecek ve evden çalışma verimliliğini artıracak eğitimler sunmak istiyorsanız yapay zekâ desteğiyle zenginleştirilmiş LMS’mizi inceleyebilirsiniz. Ekibiniz için çevrim içi eğitimler oluşturabilir, onların bu eğitimlere evlerinden katılmalarını sağlayabilirsiniz. Planladığınız eğitimlere katılım oranlarını takip edebilir, raporları inceleyerek personelinizin ilerlemesini takip edebilirsiniz.